Privacy Policy

Laatst geüpdatet: 1/11/2025

Marie Van Looveren (verder Kairos Consult) respecteert op haar website (https://www.kairosconsult.be/) de privacy van alle gebruikers. De persoonlijke informatie die u ons verschaft, wordt steeds in vertrouwen behandeld.

Ons bedrijf (Marie Van Looveren – Kairos Consult)
is gevestigd: Leffingestraat 279, B-8400 Oostende

Ons ondernemingsnummer of BTW-nummer is BE 1022.946.261

Deze Privacyverklaring gaat in op 25/05/2018,
conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming op 25/05/2018.

1. Het gaat om jouw privacy.

In deze privacyverklaring geven we aan welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen en verwerken. We willen je persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. We doen dit met zorg. Jouw rechten als klant, toekomstige klant, leverancier, contactpersoon van een bedrijf, in welke hoedanigheid ook, blijven gevrijwaard. We leggen uit waarvoor Kairos Consult je gegevens gebruikt en geven je ook meer informatie over je privacy-rechten en hoe je ze kunt uitoefenen.

Kairos Consult kan deze privacyverklaring aanpassen.
De meest recente versie vind je altijd op www.KairosConsult.be.

Voor meer informatie over de privacywetgeving in België in het algemeen kun je ook terecht op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen privacycommissie genoemd).

Kairos Consult is een internationale business consultant die bedrijven in hun groei en transitie adviseert en begeleidt. Ons uiterst ervaren hands-on team helpt klanten mee evolueren door middel van consultancy, coaching en training. Kairos Consult helpt haar klanten om een fundamenteel blijvende vooruitgang te boeken in het intern functioneren, de service, de kosten en de kwaliteit, wat bijdraagt tot hun lange termijn competitiviteit. In dit kader verwerkt Kairos Consult persoonsgegevens.

Als je vragen hebt over privacy of je wilt je privacy-instellingen aanpassen of je rechten uitoefenen, dan kun je Kairos Consult bereiken op de volgende manieren:

• Telefonisch via +32 495 50 10 21
• Via volgend emailadres: info@KairosConsult.be

2. Jouw privacy rechten.

Als je gegevens worden verwerkt, heb je heel wat rechten. Wanneer Kairos Consult voor een verwerking jou om een toestemming vraagt, dan kun je zelf die toestemming daarna ook weer intrekken wanneer je maar wilt.

Je hebt inzagerecht

Wil je inzage in de gegevens die Kairos Consult over jou verwerkt, laat het dan weten. Als je je recht van inzage uitoefent, zal Kairos Consult je een zo volledig mogelijk overzicht geven van jouw gegevens. Het is mogelijk dat sommige persoonsgegevens uit klassieke back-up of archiefbestanden niet opgenomen zijn in dit overzicht. Deze gegevens maken geen deel uit van de courant verwerkte persoonsgegevens en zijn daarom niet onmiddellijk beschikbaar. Ze kunnen daarom ook niet worden meegegeven. Ze worden wel verwijderd uit deze bestanden volgens standaard opkuisprocessen.

Je hebt het recht gegevens te laten verbeteren

Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die Kairos Consult over jou heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen.

Je hebt het recht gegevens te laten verwijderen.

Als je vermoedt dat Kairos Consult bepaalde gegevens onrechtmatig verwerkt, dan kun je vragen om ze te verwijderen.

Je hebt het recht je te verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens.

Ben je het niet eens met de manier waarop Kairos Consult bepaalde gegevens verwerkt op basis van zijn gerechtvaardigd belang (zie 3), dan kun je je daartegen verzetten.

Je kan je rechten uitoefenen.

Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan Kairos Consult je vraag concreet en correct behandelen. Heb je een vraag, opmerking of klacht? Dan kun je terecht bij Kairos Consult, telefonisch via +32 495 50 10 21 of via volgend emailadres: info@Kairos Consult.be. Dit is je eerste aanspreekpunt i.v.m. privacy.

Als bovenstaand aanspreekpunt geen voldoend antwoord kon geven, dan kan je contact opnemen met het ‘Data Protection Office’ van Kairos Consult: schriftelijk door een brief te sturen naar Kairos Consult, Leffingstraat 279, BE-8400 Oostende of via mail naar info@KairosConsult.be.

Wil je meer informatie of ga je niet akkoord met het standpunt van Kairos Consult? Surf dan zeker naar de site van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Je kunt daar ook een klacht indienen.

3. Waarom Kairos Consult jouw persoonsgegevens verwerkt.

Kairos Consult moet wettelijke verplichtingen naleven in het kader van de fiscale en boekhoudkundige verwerking van klanten- en leveranciersverrichtingen.

Kairos Consult moet een contract correct kunnen uitvoeren.

Als klant bij Kairos Consult doe je een beroep op een aantal diensten. Als leverancier lever je diensten. Die diensten moet Kairos Consult administratief en boekhoudkundig verwerken.

Kairos Consult moet als bedrijf kunnen functioneren.

Dat wordt ‘gerechtvaardigd belang’ genoemd.

Naast de doeleinden die hierboven worden opgesomd, heeft Kairos Consult, als commerciële onderneming, nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij let Kairos Consult erop dat de impact op je privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht tussen de gerechtvaardigde belangen van Kairos Consult en de eventuele impact daarvan op je privacy niet wordt verstoord. Mocht je toch bezwaren hebben tegen die verwerkingen, dan kan je je recht van verzet uitoefenen.

Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties verwerkt zoals: klanten- en leveranciersanalyse, risicoanalyse, procesanalyse om strategische keuzes te kunnen maken.

Om vragen van andere klanten of prospecten doeltreffend te kunnen beantwoorden (bv. bij offertes), of wanneer Kairos Consult hun spontane voorstellen op maat aanbiedt, is het mogelijk dat Kairos Consult in zorgvuldig afgeschermde achterliggende processen, klantenprofielen van jou als vergelijkingsbasis raadpleegt. Uiteraard zullen hierbij jouw persoonsgegevens niet kenbaar gemaakt worden.

Kairos Consult maakt gebruik van je persoonsgegevens om aan direct marketing te doen.

Kairos Consult wil je als bedrijf voorstellen kunnen doen over zijn diensten. Dat kan op jouw uitdrukkelijke vraag gebeuren, of als Kairos Consult vermoedt dat je interesse hebt in of gebaat bent bij een dienst.

Deze informatie kan je op allerlei manieren bereiken: via directe contacten met Kairos Consultconsultants, het internet en via apps, per e-mail, per post, per telefoon en op evenementen.

Met jouw uitdrukkelijke toestemming voor informatie op maat kan Kairos Consult je sterk gepersonaliseerde voorstellen doen. Kairos Consult gebruikt hiervoor enkel je professionele persoonsgegevens.

Je kan je toestemming op elk ogenblik intrekken.

Jouw toestemming voor informatie op maat geldt enkel voor Kairos Consult.

Kairos Consult legt zichzelf een aantal beperkingen op:

• Kairos Consult maakt geen gebruik van spyware.
• Als je geen sterk gepersonaliseerd aanbod wenst, dan geef je géén toestemming voor informatie op maat.
• Maar ook als je geen toestemming geeft, kan je nog aanbiedingen of reclame ontvangen van Kairos Consult. Voor die basisaanbiedingen gebruikt Kairos Consult enkel een beperkt aantal gegevens (zoals je professionele rol en functie, je beroepsmatige contactgegevens). Kairos Consult kan enkel aanbiedingen doen voor eigen diensten.
• Kairos Consult verkoopt of verhuurt je persoonsgegevens niet aan derden.

4. Kairos Consult gebruikt verschillende soorten gegevens afhankelijk van het doel.

Kairos Consult verwerkt je persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

• informatie om je te contacteren en correct te adviseren: telefoonnummer, e-mail, professioneel adres, IM-adres, een historiek van contacten/interventies/projecten in jouw organisatie.
• Kairos Consult verwerkt soms publieke gegevens. Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die je zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op je website, je blog of via je publiek toegankelijke sociale mediaprofiel. Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in je streek of omdat ze in de pers verschenen zijn.
• Wat jij onze Kairos Consult-medewerker vertelt, kan worden verwerkt. Als je contact hebt met een medewerker van Kairos Consult in een kantoor, via telefoon, via mail, … wordt dat meestal geregistreerd: om een contactoverzicht op te bouwen, om een (kort) verslag te hebben van het contact, als herinnering voor taken die onze medewerker nog moet uitvoeren.
• Ook als je nog geen klant bent, kan Kairos Consult de informatie die je meedeelt, opslaan. Die informatie kan dan later gebruikt worden wanneer je klant wordt.
• Naast de persoonsgegevens van contactpersonen houdt Kairos Consult ook gegevens bij van je bedrijf. Die gegevens van rechtspersonen hebben betrekking op alle aspecten van de klantrelatie: een (historisch) overzicht van projecten en contacten, eventueel de groep van ondernemingen waartoe de klant behoort, en ook de gegevens van contactpersonen.
• Let op, rechtspersonen mogen ons alleen persoonsgegevens bezorgen van natuurlijke personen die met hen verbonden zijn, als die personen daarvan voldoende op de hoogte zijn en, indien nodig, ermee instemmen. De rechtspersoon vrijwaart Kairos Consult dan ook voor alle aansprakelijkheid (ten aanzien van de betrokkenen) op dit vlak. Zo is de onderneming bijvoorbeeld verantwoordelijk om de privacywetgeving na te leven wanneer die een lijst met gebruikers doorgeeft voor een interventie of een opleiding.

5. Beveiliging en vertrouwelijkheid.

Niet iedereen krijgt jouw gegevens te zien bij Kairos Consult.

Alleen personen die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot persoonsgegevens, en enkel als die gegevens relevant zijn om hun opdracht te vervullen.

Binnen Kairos Consult worden je persoonsgegevens in principe enkel verwerkt en geraadpleegd door bepaalde diensten/personen:

• waarmee je een contractuele relatie of contacten hebt, had of wilt hebben,
• waarvan de tussenkomst vereist is voor de levering of de nazorg van diensten,
• die wettelijke vereisten vervullen of vereisten die opgelegd zijn door toezichthouders of voortvloeien uit verwachtingen van deugdelijk bestuur.

Enkele voorbeelden:

• Vertrouwelijke bedrijfsinformatie die in het kader van een opdracht aan de Kairos Consultconsultant wordt verstrekt, blijft bij deze consultant.
• Privégegevens, gedeeld in het kader van een coachingsopdracht, blijven strikt binnen de coach-coacheerelatie, en worden overigens niet verder verwerkt.

De personen die je gegevens kunnen raadplegen zijn bovendien gebonden aan een strikte beroepsdiscretie en moeten alle technische voorschriften naleven om de vertrouwelijkheid te verzekeren van je persoonsgegevens, en de veiligheid van de systemen die ze bevatten.

Je gegevens worden intern en op een beperkt aantal plaatsen verwerkt.

De verwerking van persoonsgegevens doet Kairos Consult intern. De gegevensverwerking heeft onder meer betrekking op enkele controlefuncties en ondersteunende functies zoals:

• de financiële rapportering,
• de marketingondersteuning,
• de ondersteuning van de facturatie, het betalingsverkeer,
• opbouw knowhow
• het ICT-beheer.

Voor ICT-beheer werkt Kairos Consult ook samen met externe verwerkers die zelf voldoen aan de privacywetgeving. Voorbeelden: software-ontwikkeling voor boekhouding en facturatie; server- en netwerkondersteuning, website-ontwikkeling en -onderhoud, enz.

Andere verwerkers.

Verder kan Kairos Consult, een beroep doen op andere verwerkers, zoals:

• advocaten en andere consultants,
• ICT(-beveiliging-) dienstverleners, zoals Microsoft, Dell, Google, …
• marketing- en communicatiebureaus die Kairos Consult ondersteunen om je gebruikersgedrag op onze internetsite te bepalen en te analyseren.

Kairos Consult neemt concrete maatregelen om je gegevens te beveiligen.

Kairos Consult ziet erop toe dat er strikte regels worden gevolgd en dat de betrokken verwerkers:

• alleen over de gegevens beschikken die ze nodig hebben om hun opdrachten uit te voeren,
• zich tegenover Kairos Consult hebben verplicht om die gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken en enkel te gebruiken voor de uitvoering van hun opdrachten.

Kairos Consult neemt intern technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens in handen komen van en verwerkt worden door onbevoegden, of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden.

De lokalen, de servers, het netwerk, de overdrachten en de gegevens worden strikt beveiligd.

Samen met jou moeten we ervan bewust zijn dat uitwisselingen via e-mail onderschept kunnen worden en ernaar streven, waar mogelijk, een ander communicatiemiddel toe te passen ofwel de informatie te beperken.

De Kairos Consult-website kan links naar websites of informatie van derden bevatten. Kairos Consult controleert die websites of die informatie van derden niet. De aanbieders van die websites of informatie kunnen hun eigen privacy beleid hebben. We raden je dan ook aan om die door te nemen. Kairos Consult is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites, het gebruik ervan of het privacy beleid van die websites.

Kairos Consult vergemakkelijkt soms de publicatie van (persoonlijke) gegevens via sociale media zoals LinkedIn. Denk eraan dat die kanalen hun eigen gebruiksvoorwaarden hebben die je zelf moet naleven. Publicatie op sociale media kan (ongewenste) gevolgen hebben, ook voor je privacy of die van personen over wie je gegevens deelt. Het is mogelijk dat je een publicatie niet op korte termijn kunt verwijderen. Je moet dus zelf de gevolgen inschatten, want je neemt de beslissing over de publicatie op die media. Kairos Consult aanvaardt daarvoor geen enkele verantwoordelijkheid.

Kairos Consult bewaart je gegevens niet eeuwig.

Kairos Consult gebruikt je persoonsgegevens als Kairos Consult daarvoor een duidelijk doel heeft. Als Kairos Consult geen doel meer heeft, verwijderen we de gegevens.

Uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn (vaak is dat tot 10 jaar na het einde van een contract of de verrichting van een interventie). Voor de uitoefening van onze rechten kan dat langer zijn. Schrijft de wet geen bewaartermijn voor dan kan de bewaring korter te zijn.

Kairos Consult gaat niet zomaar in op vragen van derde partijen. De discretieplicht wordt nageleefd.

Omdat Kairos Consult zijn discretieplicht en de privacywetgeving moet naleven, kan het enkel antwoorden op vragen van derden als die gebaseerd zijn op (i) een wettelijke bepaling of een wettig belang, (ii) die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, of (iii) met de toestemming van de betrokkene.

In het laatste geval raadt het zelfs aan om de gegevens bij de betrokkene zelf op te vragen.

Kairos Consult kan niet aansprakelijk worden gesteld als de rechtmatige ontvangers van gegevens, (conform geldende wettelijke verplichtingen) persoonsgegevens van klanten of van rechtspersonen aan lokale autoriteiten moeten voorleggen of onveilig behandelen.

Ook jij kunt je gegevens helpen beveiligen.

Op bepaalde aspecten van de (technische) gegevensverwerking heeft Kairos Consult geen of onvoldoende invloed en kan het geen totale veiligheid garanderen. Denk maar aan het internet of mobiele communicatie (zoals smartphones).

Als er hackers aan het werk zijn, slaagt Kairos Consult er niet altijd in om hun cyberaanvallen op tijd af te slaan. Soms heeft het er zelfs helemaal geen vat op, bijvoorbeeld als een hacker erin slaagt je identificatiegegevens te bemachtigen door illegale software op je computer te installeren (spyware) of door een nepwebsite te maken (phishing).

6. Het gebruik van cookies

Op deze site gebruiken we functionele cookies. Deze cookies zorgen ervoor dat specifieke voorkeuren bijgehouden worden op uw computer. Als u dan later de website bezoekt, worden deze gegevens opnieuw ingelezen. Hieronder valt bijvoorbeeld uw taalkeuze en welke pagina’s u in het verleden hebt bezocht. Deze gegevens worden door ons geïnterpreteerd om de kwaliteit van de website en onze diensten te optimaliseren.

U kunt ervoor kiezen om deze cookies uit te schakelen. Dat doet u door gebruik te maken de mogelijkheden van uw browser. U vindt meer informatie over deze mogelijkheden op de website van de aanbieder van uw browser.

Cookies van derden

Soms wordt er verwezen naar onderdelen van externe websites. Het is mogelijk dat deze websites ook andere cookies bijhouden. Wij raden u aan de privacy policy van deze websites afzonderlijk te controleren.

7. Veiligheid

Alle gegevens die door ons bewaard worden, staan in een beveiligde omgeving. We doen er alles aan om de meest gangbare standaarden binnen de IT-sector te hanteren om deze gegevens en de overdracht ervan te beveiligen.

De persoonsgegevens verwerkt voor klantenbeheer zullen worden bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (onder andere op het gebied van boekhouding).

Gegevens naar derden

Wij delen uw gegevens niet met derden. Wij delen uw adresgegevens uitsluitend met partners die de gegevens verwerken in functie van onze diensten. Onze werknemers en door ons ingeschakelde partners zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

Datalek

Wij doen er alles aan om uw gegevens te beveiligen, maar indien de privacy van uw persoonsgegevens toch in gedrang zou komen door een datalek, wordt u hiervan meteen op de hoogte gebracht. We doen er dan alles aan om dit lek in de toekomst tegen te gaan via een preventieve aanpak.

8. Hoe ons contacteren in verband met ons privacy beleid?

U kan steeds de gegevens die wij over u bewaren opvragen. Ook als u wenst te reageren op ons privacy beleid, kunt u ons contacteren via volgende kanalen:

• via e-mail: info@KairosConsult.be
• via telefoon: +32 495 50 10 21
• per post: Leffingestraat 279, B-8490 Oostende

U heeft steeds het recht om “vergeten” te worden. Via bovenstaande gegevens kan u ons hieromtrent contacteren.

Feedback?

Op aanvraag bieden wij de bezoekers de mogelijkheid om eventuele onjuiste gegevens die wij van hen bijhouden te corrigeren. Als je jouw persoonlijke gegevens wenst te verbeteren, gelieve ons dan te contacteren op de hierboven vermelde kanalen.

Als u vindt dat onze site niet in overeenstemming is met ons privacy-beleid, neem dan contact op via de bovenstaande gegevens.

Wanneer wij onze privacy policy aanpassen, zullen wij de datum van ‘laatst geüpdatet’ aanpassen bovenaan deze policy. Bij grote aanpassingen kunnen we dit ook via andere kanalen doen, zoals e-mail.